第一章 总 则
第一条 为加强南昌市青少年发展基金会（以下简称“南青基金”） 实物资产资管理，保护本财产安全，保证实物资产信息的真实、准确、及时，特制定本办法。
第二条 本办法适用于南青基金各部门。
第三条 本办法所称实物资产指南青基金在日常业务活动 过程中采购、接受捐赠、持有以备出售、转赠、自用的食品、药品、衣被、油料等物资, 以及在日常管理过程中耗用的办公用品、宣传品及其他低值易耗品。
第二章 实物资产的取得
第四条 通过采购方式取得的实物资产：
（一）需由各部门提出需求，填写物品购买单，属于日常办公用的低值办公用品由财务部、综合部统一报批后购买；属于专业性或单位价值超过 200 元以上的低值易耗品，由需求部门报南青基金秘书长审批后，财务部、综合部联系购买。购买后将明细及购买发票一并交财务部办理账务手续。
（二） 对于因工作需要制作的各类宣传品、礼品及印刷
等， 由相关部门报请南青基金秘书长批示同意后，综合部负责制作及印刷，并将相关批示文件及费用发票交财务部入账。
（三） 各专项基金日常办公及进行公益活动时需要采购物 资的，按审批程序申请，经批准后可由项目执行部门根据采购 要求自行购买。如捐赠方有定向意愿的，在符合南青基金宗旨的前提下可根据捐赠协议按规定进行采购。
第五条 接受捐赠的实物资产：
（一）现场捐赠的，由项目负责人、物资保管人员与捐赠人 对物资数量、质量共同进行验收，做好资产入库登记手续，财务部根据入库单及捐赠人提供的相关凭证（如企业出库单、发票、报价单、有关协议等）作为入账价值记账，并为捐赠人开具捐赠收据。如果凭据上表明的金额与受赠资产公允价值相差较大的，或者捐赠方没有提供有关凭据的，受赠资产应当以其公允价值作为其实际入账价值。物资的公允价值按估计售价减去变现费用和合理利润后的余额确定，根据财务开具的捐赠收据为其开具捐赠证书。
（二） 捐赠人所捐实物资产不能当场兑现的， 应签订载明捐赠物资种类、质量、数量和兑现时间等内容的捐赠协议。
（三） 捐赠数量较大或者不适合在南青基金库房保存、配送地区远的物资，可由捐赠人直接发送受助地区，由地方基金会或其他公司或受助单位接收后进行质量验收，并为南青基金开具接收单或入库单，财务部根据捐赠人相关凭据及地方基会或其他公司或受助单位接收单记账。
（四）接收捐赠物品为食品、医药等涉及公用安全范畴的，需要出具有关部门的监督检验证书及批准文号等证明文件，并且距离保质期限至少 6 个月以上。
（五） 接收捐赠的物品以新的物品为标准， 原则上不接收已使用过的物品。
第六条 通过非货币性交易换入的实物资产：根据实物资产的数量及价值，先逐级报批，由综合部、财务部及相关部门按照南青基金资产管理程序办理入库及使用登记。
第三章 物资日常管理
第七条 综合部、财务部负责南青基金库房实物管理， 应建立完整的出入库流程。保管员应做到各项物资账面数量与实际库存一致， 并建立健全电子账，做好物资的出、入库登记。年度末 ，财务部做好各项物资的核对。如物资存储在外部库房，需与存储 地签署相关材料，证明委托物资，并不定期进行物资盘点，以保证物资的完整、安全。
第八条 出、入库单据由南青基金统一印制。
第九条 年末仓库保管员要把本年的入库单、出库单装
订成册。年末结账后保管员把保管帐和装订好的出、入库单交财务部会计，与会计凭证一同保管。
第十条 接受捐赠的艺术品、珠宝等高价值物品的管理应由专人负责保管，逐一做好登记， 并拍成电子文件，不能与其他物资混合保管。
第十一条 低值易耗品管理：财务部、综合部对低值易耗品应做好出入库登记。
第四章 实物资产的出库
第十二条 南青基金各部门提出物品领用申请，仓库人员
打印出库单据，领取人、仓管人员签字。
第十三条 为实现爱心公益物资的发放严谨及闭环完整，相关人员审批相应出库单前应当核查是否填写受益人确认表，出现未填写情况，第一次领用物资人应当手写不少于 150 字说明，第二次开始每次扣除领用物资人及仓库管理员 1 小时调休。
第十四条 接受捐赠的实物资产办理完出库手续后，应将有 关的审批文件、接收单、出库单等一并交财务部，财务部会计据此编制原始凭证，生成出库明细表，及时进行会计核算。
第十五条 接受捐赠的实物资产不适合转赠的，或不适合办公使用的，或捐赠人有协议约定的实物资产，由财务部、综合部 说明原因将物资明细报秘书长进行审批并征求捐赠方许可，可采取公开拍卖方式统一变卖，变卖所得作为捐赠收入管理、使用，财务据此做好账务处理。
第五章 监督与罚则
第十六条 综合部、 财务部应当联合不定期对实物资产进行清查盘点。对于发生的盘盈、盘亏以及变质、毁损等物资，应当及时查明原因，并报秘书长批准后，在期末结账前处理完毕。对于盘盈的物资，应当按照其公允价值入账，并确认为当期收入；对于盘亏或者毁损的物资，应先扣除残料价值、可以收回的保险赔偿和过失人的赔偿等，将净损失确认为当期费用。
第十七条 年末，财务部应当对实物资产是否发生了减值进行检查。如果物资的可变现净值低于其账面价值，应当按照可变现净值低于账面价值的差额计提物资跌价准备，确认物资跌价损失并计入当期费用。如果物资的可变现净值高于其账面价值，应当在该实物资产期初已计提跌价准备的范围内转回可变现净值高于账面价值的差额，冲减当期费用。
第十八条 由于工作失误、管理不当导致物资丢失或毁损的 应当追究当事人及相关人员责任，根据情节给予一定经济处罚及行政处分，责任人按照损失物资价值的 1-3 倍进行赔偿，情节严重者，可提交公安机关追究法律责任。
第十九条 本制度由秘书处进行解释，其他未尽事宜，以《南昌市青少年发展基金会章程》规定为准。
第二十条 本办法自二届十一次理事会通过之日起。
