前言
为规范南昌市青少年发展基金会(以下简称“南青基金”)的项目管理,提高项目管理质量,更好地实现南青基金的使命和战略,根据《中华人民共和国捐赠法》和《基金会管理条例》,南青基金于 2014年3月21日由理事会会议通过了《南昌市青少年发展基金会项目管理制度》。
第一章 总 则
第一条 为规范章南青基金项目的管理,确保项目运行的合法、合规、合理,实现项目的预期目标,维护基金会、捐赠方和受益方的合法权益,根据《基金会管理条例》、《南昌市青少年发展基金会章程》及国家相关法律法规,特制定本制度;
第二条 本制度适用于使用南青基金的资助资金;
第三条 本制度包括对项目立项、项目实施、项目资金、项目评估、项目信息的管理。
第二章 项目立项管理
第四条 立项原则 。根据《基金会管理条例》、《南昌市青少年发展基金会章程》,基金会立项应遵循的基本原则是:
(一)符合基金会章程的有关规定;
(二)充分尊重捐资方意愿;
(三)优先考虑组织开展和资助有利于青少年身心健康的各类活动、扶持青年创业等社会公益事业;
(四)综合考虑项目的公益性、可行性和实效性。
第五条 立项规定。
(一)按捐赠人意愿的立项规定:
1、捐赠者有明确意愿及指定用途,并符合基金会章程宗旨的项目可直接立项。
2、捐赠者无明确受赠对象的,由基金会管理部门向捐赠者提供建议供选择。
3、捐赠者不愿明确指定用途的,其捐赠款列入基金会管理费用。
(二)基金会自主制定项目的立项规定:
1、由基金会项目部门负责制定项目计划书和项目实施办法。
2、项目计划书和项目实施办法,报经项目领导小组(基金会秘书处、财务部)民主集中讨论、认真进行评估,获得一致通过后制作项目评估书。
第六条 立项程序
(一)根据立项原则与立项规定,对于捐赠者指定立项实施的项目,由申请项目实施的捐赠者按善款募集情况,向基金会秘书处报送项目立项申请书及项目实施方案。
(二)基金会秘书处对立项申报材料行审查,必要时开展适当的项目前期调研。
(三)对于基金会自主立项实施的项目,由项目部负责编写项目立项申请书和项目实施方案。
(四)基金会召开项目立项评审会,根据项目评审会结果,对申请的项目进行立项审批。
第七条 项目立项需提交《项目立项报告》,内容包括:项目背景、项目内容、社会意义、可行性分析(包括是否符合基金会宗旨)、实施计划、评估方法等;
第三章 项目实施管理
第八条 实行项目负责人制度,对项目实施进行全过程监管,负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报,确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出;
第九条 组织制订项目年度计划及预算,报基金会理事会批准;项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础,但不因此而限制项目的实施与发展;如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化,在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整。
第十条 项目执行需按照标准,组织项目的实施、督导与评估,保证项目顺利执行;
第十一条 具体项目的负责人由基金会项目部和项目实施单位共同确定。项目负责人对管理所执行的项目负全责。其主要职责是:负责项目实施合同的执行,落实项目配套资金的足额到位;组织项目的具体执行;负责项目的日常管理;
负责项目的自查验收及验收材料准备,配合基金会项目部对项目进行检查和验收,及时向基金会报告项目执行进展情况及其结果。
第十二条 项目参与方须严格遵守相关保密规定:不得擅自复制、泄露或以任何形式剽窃项目研究内容;不得泄露评议及评审过程中的情况和未经批准公示的评审结果。
第四章 项目资金管理
第十三条 基金会对项目资金实行预算制管理。由项目负责人根据项目合作协议及批准的项目立项报告、实施方案和年度计划,编制年度项目经费预算,经基金会外联宣传部和财务资产部审核后,由理事会批准后执行;
第十四条 基金会依据项目合作协议条款、经费预算、项目进度、检查与验收结果,向项目实施单位拨付项目资金,项目实施单位向基金会提供合法有效的发票;
第十五条 项目资金的管理和使用应接受上级财政部门、业务主管部门、登记机关和基金会监事会的检查与监督,项目负责人应积极配合并提供有关材料。
第五章 项目评估管理
第十六条 项目负责人定期提交项目报告,由基金会项目部依据实际情况进行检查验收,报秘书处批准,评估项目执行进展情况;
第十七条 项目实施过程中及结束后,由基金会项目部对实施的项目进行评估验收,经评估验收项目为不合格的,造成严重损失或有其他违法违规行为的,除组织项目返工以达到合格外,还要依照相关法律法规追究项目负责人的责任。
第十八条 项目实施结束后,所有项目文件由项目部统一备案,并在基金会档案管理系统中备份;
第六章 项目信息管理
第十九条 基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行制度化、平台化管理;
第二十条 项目负责人及项目实施单位指定信息人员负责项目的信息管理,信息人员接受基金会项目部的领导和监督。信息人员负责确保项目数据的及时准确,对项目实施提供信息数据的支持,适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告,上报基金会项目部;
第二十一条 基金会项目部根据项目实施情况,利用基金会官方网站或其他媒体向社会公布项目进展及成效。
第七章 附 则
第二十二条 根据实际需要,基金会可参照本制度,制定具体项目的管理方法或实施细则;
第二十三条 本制度经基金会理事会通过后执行;
第二十四条 本制度的解释权归南昌市青少年发展基金会秘书处。