为进一步加强行政管理工作,规范南昌市青少年发展基金会(以下简称“基金会”)日常工作,保障各项工作有序进行,结合工作实际,特制定制度。
第一章 行为规范
第一条 主动维护良好的办公环境秩序,营造团结、互助、尊重、信任的工作氛围;
第二条 严格遵守本制度有关规定,做到上传下达、信息畅通、各尽其职、履行工作职责;
第三条 保持办公桌面及周边办公环境干净整洁,爱护公物;
第四条 接待来访人员热情、礼貌,语言沟通亲切、真诚;
第五条 提倡节约精神,资源善用、主动成本节约;
第二章 办公用品管理
第六条 工作人员应妥善保管、爱护使用日常办公用品;
第七条 对常用的办公用品类别制定常规办公用品目录,由物资管理专门人员进行采购;员工申领办公用品需做好登记;
第八条 遵循环保节约的原则,办公文具、用品、电器选购可循环利用、补充耗材等的物件,员工应爱护使用;
第九条 外借的办公用具、电脑、电器等保持完好的使用状况,应及时归还原处,并做好借出归还的登记备案。
第三章 档案管理
第十条 建档范围包含但不限于基金会各项材料原件,外部单位来函来文,各类活动会议照片、影音资料,各类决议、决定文件,工作计划与总结及其他具有利用和保存价值的材料等。
第十一条 档案管理实行集中与分散管理相结合的机制。正在使用的各类档案材料由各部门管理,两年及两年以上的各类档案材料由综合行政部集中保存管理,并确保档案的安全做好档案防盗、防水渍、防潮、防虫蛀等保管工作;
第十二条 综合行政部应依据档案来源、时间、题目、内容等顺序分类管理,并建立明晰的案卷目录;
第十三条 凡需使用档案,均须申报档案管理人员,经批准后方可借阅,借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性。
如财政、审计、公安、检察等依法执行公务,需要查阅档案的,档案管理人员应予以配合、协助,并向秘书处及时报告。
第四章 印章管理
第十四条 机构各类印章由专人依职权保管,不得转借他人。
第十五条 建立印章管理使用档案,需使用印章时,须按要求填写印章使用登记薄,经秘书处审批后方可使用。
第十六条 印章原则上不携带外出,确因业务需要将印章带出使用的,经秘书处批准后使用,可视情况安排人员陪同。
第十七条 印章保管人必须妥善保管印章,如有遗失,必须及时向综合行政部报告。
第五章 信息管理
第十八条 信息披露是指基金会通过官方网站、官方微博、大众媒体及年度报告等方式公布的募捐、资助及活动等信息;
第十九条 信息披露内容包括:组织基本信息、内部管理制度、工作动态、募捐活动、接受捐赠情况、捐赠款物的使用情况、公益信息、财务信息、年度报告及重大事件信息等;公开平台包含微博“南青基金”、微信公众号“南昌市青少年发展基金会”、“南青基金”服务号;
第二十条 对于因披露而可能出现危及国家安全、侵犯他人合法权益的信息,以及法律明文禁止披露的信息,依法不予披露;
第二十一条 全体工作人员均有责任确保本机构信息的机密性、完整性,防止机构信息未经授权下被泄露、篡改或破坏;
第二十二条 基金会以真实、准确、及时、完整为披露信息的基本原则,最大限度地披露与基金会相关的信息。
第六章 附则
第二十三条 本制度解释权归秘书处所有,未尽事宜,以《南昌市青少年发展基金会章程》规定为准。
第二十四条 自2020年12月30日理事会通过之日起施行。