为加强南昌市青少年发展基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统与安全，提高档案管理水平，根据国家政府部门档案管理制度的相关规定，结合基金会实际情况，特制定本制度。
第一章 总则
第一条 目的与依据
本制度旨在规范基金会的档案管理工作，确保档案资源得到有效管理和利用，依据《中华人民共和国档案法》及其实施细则等相关法律法规，结合基金会实际，制定本制度。
第二条 适用范围本制度适用于基金会所有档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等各个环节。
第二章 档案管理职责
第三条 管理机构与人员基金会设立专门的档案管理岗位，负责基金会的档案管理工作。档案管理员应具备档案管理专业知识，并接受相关培训。档案管理实行集中与分散管理相结合的机制。正在使用的各类档案材料由相关部门管理，不再使用的档案材料由综合部统一管理。
第四条 职责分工
档案管理岗位：负责档案的收集、整理、分类、编目、鉴定、保管、利用和销毁等工作，由综合部负责人担任。
各部门及员工：负责本部门产生的档案的初步整理和移交工作，由各部门负责人担任。
第三章 档案收集与整理
第五条 收集范围
基金会的档案收集范围包括但不限于：
（1）基金会成立、变更、注销等相关文件；
（2）基金会理事会、监事会会议记录及决议；
（3）募捐活动、公益活动项目资料；
（4）基金会财务账册、凭证及报表；
（5）基金会与捐赠人、受助人的往来函件；
（6）基金会内部管理制度、工作计划及总结；
（7）其他具有保存价值的文件、资料。
第六条 整理与分类
（1）档案应按照年度、类别进行整理，确保档案的条理性和系统性。
（2）档案应编制目录，详细记录档案的基本信息，便于检索和利用。
第四章 档案保管
第七条 保管条件及年限
基金会应提供符合档案管理要求的保管场所，配备必要的设施和设备，确保档案的安全。
财务档案保管年限遵照《财务档案管理制度》，其他档案电子版永久保存，纸质版保存五至十年。
第八条 安全保密
（1）档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。
（2）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照相关法律法规进行保管和利用。
第五章 档案利用
第九条 利用原则
档案的利用应遵循合法、合规、安全、便捷的原则，满足基金会工作和社会公众的合理需求。
第十条 利用程序
（1）查阅档案需经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。
（2）复制、摘录档案内容需经档案管理部门同意，并注明出处和用途。
第六章 档案鉴定与销毁
第十一条 鉴定工作
基金会应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。
第十二条 销毁程序
（1）达到销毁期限且无保存价值的档案，应编制销毁清册，经审批后按规定程序销毁。
（2）销毁档案应有两人以上监销。
第七章 附则
第十三条 生效与实施
本制度自发布之日起生效，由基金会综合部负责解释和执行。
第十四条 修订与完善
基金会应根据实际情况和上级部门的要求，适时修订和完善本制度。
本制度经二届十一次理事会审议通过后开始执行。
