南昌市青少年发展基金会 采购招标管理制度

第一章 总则

第一条 为保障基金会的利益,提高基金会资金利用效益，规范物资采购及项目招标、比价管理， 依据《中华人民共和国招投标法》及基金会的相关规定制定此制度。

第二条 基金会成立招投标工作小组，负责基金会招投标工作组织、管理，招标工作小组由秘书长、项目总监及相关项目、财务人员、审计人员组成， 秘书长任组长，支持中心负责人担任副组长，项目人员配合处理采购工作。

第三条 招标应遵循公开、公正、公平、择优选择和诚实信用的原则，在确保招标项目质量的同时最大限度的降低采购成本，实现采购质量与资金使用效率的最佳平衡。

第四条 本规定适用于基金会内部办公用品采购、基建类 型项目采购、会展类服务采购、项目物资采购及宣传物资制作 采购等。以上采购应进行招标、比价的采购管理，具体招标、比价范围详见第二章要求。

第五条 基金会财务部门负责单位所有招投标项目实施过程的全程监督，以及本规定要求进行监督比价采购过程的全程监督。

第六条 为加快采购效率，发展特定类别产品及服务协议供货商，特定类别包括广告设计制作展演、办公用品、会展服务旅行社及研学机构等。

第二章 招标比价范围

第七条 办公行政日常用品及保障物资采购：主要包含办公用品（笔、复印纸及文件盒等）等及办公室保障物资（含纸巾、洗洁精、餐盒等），以下标的金额指物资单价。

第八条 基建类型项目采购：主要包含房屋维修改造、装修等类型项目的购买服务， 项目中包含设备采购的， 参照本章第八条采购办法执行。以下标的金额指项目总价。

第九条 项目物资采购：包含名著小书包、书桌台灯、防疫物资及部分微心愿备货等，以下标的金额指向同一供应商单次采购物资金额或一年内向同一供应商采购同类同种物资累计金额。

第十条 会展类服务采购：包含各类型会议服务。以下标的金额指项目总价

    第十一条 宣传物资制作采购：包含宣传单页、手册、横幅、宣传视频等宣传类物资制作。以下标的金额指向同一供应 商单次采购物资金额或一年内向同一供应商采购同类同种物资累计金额项目总价。

 第三章 招标管理

        第十二条 招标可采取公开招标或邀请招标两种方式进行。

(一)公开招标:项目(采购)承办部门发布招标公告，邀请有意向有能力的有关单位参加投标；

(二)邀请招标:项目(采购)承办部门向有资质的三家以上的有关单位发出投标申请书，邀请参加投标。

第十三条 须采用公开招标方式进行招标的项目，但由于其专业技术性较强或有能力施工、生产厂家较少或采用公开招标可能会影响供货周期的项目可用邀请招标方式进行招标， 但在确定改变招标方式前必须将改变招标方式的说明由承办部门以书面形式上报基金会秘书长及财务部门，得到批准后方可进行，基金会财务部对招投标过程进行全程监督。

第十四条 招标程序

(一)根据具体情况及资方要求确定是否委托第三方招投标管理机构，如需委托，由承办部门向当地招标投标管理机构提出招标申请(适用委托代理机构公开招标)。

(二)承办部门编制或委托编制招标文件,并交工作小组审

核。招标文件应包括但不限于以下内容:

1、投标须知，包括标的物介绍，资格审查条件，周期要 求，质量标准，包装要求，交货地点，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法和标准等；

2、标的物技术、质量、安全环保及证明资料；

3、投标函的格式及附录；

4、拟签订合同的主要条款；

5、投标保证金数额及其支付、清退办法(投标保证金一般不超过招标估算总金额的 2%)；

6、要求投标人提交的其他材料，如资格证明文件(投标人 承诺函:投标人法定代表人授权书:投标人资格、资信证明文件)；

7、其他与该项目相关的材料。

(三)需要设定标底的项目由承办部门提供市场信息并组织编制，财务部门全程监督。

(四)发布招标公告或招标邀请书。采用公开招标方式招标 的， 由承办部门发布招标公告。采用邀请方式进行招标的， 承 办部门应将拟邀请参加投标的单位名单及其资质、业绩情况报 招投标工作小组审批后， 方可向被邀请单位发出招标邀请， 出售或分发招标文件、图纸及技术资料、进行技术交底。

(五)需要签订技术协议的招标项目， 须在资格预审前由承 办部门或技术部门与厂家、供应商签署技术协议， 并在预备会 上通报;技术协议须由签署部门签订人员签字，并经另一名技术人员核对后由该部门负责人签发后转交承办部门。无须签订技术协议的须在预备会上予以说明并经工作小组同意方可发出标书。

(六)招标工作小组召开预备会议，对正式开标前有关事项进行讨论、审议、确定；

(七)向合格的投标单位出售或分发招标文件、图纸及技术资料，进行技术交底；

(八)实施承办部门组织相关部门对招标文件进行答疑（如需要)；

(九)投标单位在截止时间前将投标标书及有关资料送达或邮寄投标地点；

(十)截止时间前，投标单位可以补充、修改或者撤回已提 交的投标文件，并书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的有效组成部分。

第十五条 采用邀请方式进行招标的，实施承办部门对拟邀请投标的单位及其资质、业绩等情况报招标工作小组， 经召开预备会议审核后，方可发出招标邀请。

如招标工作小组审核中认为拟邀请名单中遗漏了有资格 参加投标的单位，或拟邀请单位不符合要求的，或拟邀请单位数量不足或过多，应进行增补或剔除。审核、确定发标邀请单位的情况应有书面记录或会议纪要。

第十六条 预备会是开标会的准备会，参加人员为招标工作小组成员。根据招标项目的类型特点、技术和组织复杂程度等情况，一次或多次召开预备会。

第十七条 预备会一般由实施承办项目负责人或指定人员主持，会议主要内容包括:

（一）实施承办项目负责人介绍招标项目概况、资金估算、需求时限、市场调研情况、同行业同类项目价格水平等；

（二） 对拟邀请投标单位进行资格预审， 审核确定拟邀请投标单位名单；

（三）对申请投标单位的资质资格、财务资信、业绩能力， 以及生产许可证、产品鉴定证书等进行审查， 并决定是否需要 赴实地考察(考察须形成考察结果报告， 由参加考察人员签字， 并通报工作小组成员)。对投标单位的资格审查应充分、严格，防止事前不充分、评标时再次审查的情况；

（四）通报技术协议签订情况；

（五） 根据实际情况， 讨论招标项目因市场波动涨跌的调整办法；

（六） 研究制定评标和定标的原则、程序、办法，评标办法须写入招标文件中；

（七） 通报并审核招标文件，确定招标文件的出售或发送 方式、截止时间。确定投标单位投标标书送达的方式、截止时间(与开标时间一致)；

（八） 通报并审核招标文件，确定招标文件的出售或发送 方式、截止时间。确定投标单位投标标书送达的方式、截止时间(与开标时间一致)；

第十八条 招标文件必须加盖印章后方可发出。一经发出, 不得随意修改或增加附加条件。因特殊情况确需修改或补充，需经招投标领导小组批准，在投标截止前以书面形式通知所有招标文件收受人。该澄清或者修改的内容为招标文件的有效组成部分。

第十九条 投标单位应按招标文件的有关规定编制投标书， 并按招标文件要求提交投标保函或缴纳投标保证金。投标书一般应包括:

(一)投标函；

(二)设备设计方案(货物的标准及性能)；

(三)投标报价、供货周期；

(四)招标文件要求提供的其他材料。

第四章  开标、评标、定标

第二十条 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止 时间的同一时间公开进行， 开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

第二十一条 在开标确定中标人前单位相关人员不得与投标人有以下行为:

（一）向投标人泄露标底；

（二）预先内定中标人；

（三） 在开标前开启投标文件， 并将投标情况告知其他投标人，或者协助投标人撤换投标文件，更改报价；

（四） 在确定中标人前，与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判。

第二十二条 开标由招标工作小组组长主持,邀请所有投标人参加。开标应当按照下列规定进行:

(一)核实参与开标的投标人身份证明。

(二)核实投标人是否按要求交纳投标保证金。

(三)应当众检查投标书的密封情况，经确认无误后, 由工 作小组人员当众拆封所有有效投标文件， 宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。

(四)开标过程应在《***招标报告》中予以记录，与参加开标、评标人员签到表一并存档备查。

第二十三条 提交投标文件的投标人少于三个或开标时经审查确认有效的标书少于三个或所有投标被评标小组否决的，应当依法重新招标。

第二十四条 在开标时，投标文件出现下列情形之一的，应当作为无效投标文件，不得进入评标:

(一)投标文件未按照招标文件的要求予以密封的；

(二)投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的。或者企业法定代表人委托代理人没有合法，有效的委托书(原件)及委托代理人印章的；

(三)投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的；

(四)投标人未按照招标文件的要求提供投标保函或者投标保证金的；

(五)投标文件对招标文件提出的实质性要求和条件没有作出响应的；

(六)组成联合体投标的， 投标文件未附联合体各方共同投标协议的；

(七)评标小组认为投标单位的投标价格可能低于成本或 明显低于其他投标价格或者是明显低于标底价格的， 且投标单位不能合理说明或不能提供相关证明材料的。

第二十五条 评标由基金会评标小组进行。评标小组由工作 小组成员、分管领导、技术人员、专家等人组建的总人数为三 人及以上的单数小组， 组长由基金会秘书长担任。与投标单位有利害关系的人员不得进入评标小组。

第二十六条 评标小组应当按照招标文件确定的评标标准 和方法， 对投标文件和投标者的社会信誉及优惠条件、投标方 案、技术、商务风险、售后服务等， 进行综合评审， 并对评标结果签字确认，设有标底的，应当参考标底。

第二十七条 评标小组可以用书面形式要求投标人对投标 文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明。投标人应当 采用书面形式进行澄清或者说明，其澄清或者说明不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。

第二十八条 招标工作小组根据评标小组的评审意见，编制《****招标报告》，报秘书长签批,择优确定中标人。

第二十九条 承办部门应在确定中标单位后及时向中标单 位发出《中标通知书》，中标通知书必须注明合同签订限。同时负责致谢未中标单位，并退还投标保证金。

第三十条 承办部门与中标单位应在规定的期限内签订书面合同。

第三十一条 中标合同不得转让。中标单位放弃中标项目 不能签订合同的、未能按招标文件规定的期限和数额提交履约 保证金的，工作小组可以依排序选择中标候选单位或依法重新招标，并报秘书长批准。

第三十二条 发现投标人有以下行为的一律取消该投标人资格:

(一)投标人之间相互约定抬高或压低投标报价；

(二)投标人之间相互约定，在招标项目中分别以高、中、低价位报价；

(三)投标人之间先进行内部竞价。内定中标人， 然后再参加投标。

第五章 比价与直接采购

第三十三条 比价指通过询价、竞争性谈判、电商采购，直接采购指参考基准价直接采购，协议供货商、电商采购。

第三十四条 承办部门根据需求，按统一规格、型号、数量进行询价，通过线上线下方式获得报价，线上比价可将电商 产品价格截图（天猫、淘宝、京东、拼多多，并附上店铺星级等级或自营）作为获得报价方式。

第三十五条 按照“货找源头”的采购原则，须有 3 家以 上单位进行比价，如有例外应注明理由，并经秘书长批准方可执行。

第六章 监督检查

第三十六条 南青基金社会监督办应当加强对采购活动及集中采购机构的监督检查。

监督检查的主要内容是：

（一）有关政府采购的法律、行政法规和规章的执行情；

（二）采购范围、采购方式和采购程序的执行情况；

（三）采购人员的职业素质和专业技能。

第三十七条 采购人员及相关人员与供应商是否有利害关系，包括以下几种情况：

（一）采购人员及相关人员现在或者在采购活动发生前三年内，与供应商存在雇佣关系；

（二） 采购人员及相关人员现在或者在采购活动发生前三年内担任供应商的财务顾问、法律顾问或技术顾问；

（三） 采购人员及相关人员现在或者在采购活动发生前三年内是供应商的控股股东或者实际控制人；采购人员及相关人员与供应商的法定代表人或者负责人有直系血亲、三代以内旁系血亲及姻亲关系；供应商认为采购人员及相关人员与其他供应商有利害关系的， 可以向采购人或者其委托的采购代理机构提出回避申请，说明理由。

第三十八条 采购活动的决策和执行程序应当明确，有健全的内部监督管理制度，相互监督、相互制约。

第三十九条 采购项目的采购单价及总价及供应商的信息应当在官网以适当的方式进行公示。

第四十条 社会监督办应当加强对参与采购活动的人员实 施监察。在采购活动结束后， 社会监督办应与供应商就最终采 购价格以及采购数量进行核实。监督部门应当加强对参与采购 活动的人员实施监察。在采购活动结束后， 监督部门可以根据需要随时回访供应商或审核采购程序。

第四十一条 任何单位和个人对采购活动中的违法行为，有权控告和检举，有关部门应当依照各自职责及时处理。

第七章 档案管理

第四十二条 项目完成后，办公室应在采购完成后的 7 个 工作日内对采购过程中的资料进行归档整理。留存资料包括发出的采购文件、论证专家的意见、评分标准、企业投标登记表、企业送交的投标文件、评审小组评审意见、采购合同、验收报告、出入库单以及秘书长批示等。

第八章 公益基金会物资及服务采购管理

第四十三条 事前预算编制： 申请项目资金前编制采购预算，明确各项物资及服务的采购需求及预算金额，填写《采购 需求审批及派单表》，如遇特殊情况需追加预算，应提出书面申请，报基金会秘书长或理事会批准。

第四十四条 提出采购申请：采购部门在采购前须提出采 购申请， 内容应包括采购方式、采购项目的名称、采购预算、采购数量、资金来源、交货或完成时间、技术指标和服务要求等。

第四十五条  采购方式及类型：根据采购金额的不同， 选择合适的采购方式。采购方式如下：

（1）南青基金自主采购，指定负责人，包括申请人自购或指定负责人等

（2）合作伙伴自购报销

（3）协议供货商采购采购类型及负责人如下：

1、办公室日常办公物资采购 ；

2、日常零食及饮料；

3、总价≤300 元 ；

4、经过第三方招标流程；

5、运费、宣传费（单笔小于 500 元）及其他常态发生的单价较低的费用。

第九章 附 则

第四十六条 本制度由秘书处进行解释，其他未尽事宜，以《南昌市青少年发展基金会章程》规定为准。

第四十七条 本制度自二届十一次理事会通过之日起实施。